Projectdefinitie
Het project wordt vooraf ingekaderd en gedefinieerd. Samen met de opdrachtgever worden de projectdoelstelling, gehanteerde randvoorwaarden en uitgangspunten vastgelegd en ondertekend.
Projectfasering
De uit te voeren activiteiten worden per fase benoemd en in een tijdpad geplaatst. Elke fase eindigt met een schriftelijke rapportage waarin de status van het project wordt beschreven in relatie tot budget, planning en kwaliteit. Aan dit fasedocument wordt het geactualiseerde Plan van Aanpak voor de volgende fase toegevoegd. Ook vindt na elke fase een evaluatie met de opdrachtgever plaats.
Projectorganisatie
Om de kwaliteit van de gewenste ondersteuning en begeleiding te waarborgen, richten wij in overleg met de opdrachtgever een projectorganisatie in. Heeft de opdrachtgever zelf een projectorganisatie ingesteld, dan nemen wij daarin deel. Binnen de projectorganisatie en op grond van het communicatie- en informatieplan en de vastgestelde vergadercycli bewaken wij de voortgang van het project. Daarbij sturen we op budget en planning en we toetsen de gerealiseerde kwaliteit aan de in het Programma van Eisen gedefinieerde kwaliteitseisen.
Communicatieplan
Het realiseren van draagvlak bij alle betrokken partijen vereist tijdige informatieverstrekking en correcte communicatie. In een communicatieplan wordt helder en duidelijk vastgelegd wie, waarover, in welke fase en op welke wijze geïnformeerd of geconsulteerd wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Planning en bewaking
De projectplanning geeft per activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer. Aan het begin van de ontwerpfase wordt aan betrokken partijen een conceptplanning voorgelegd, die na overleg wordt vastgesteld. Deze planning vormt een vast agendaonderdeel van de vergadercyclus. ABC stuurt het proces op deze door betrokken partijen gedragen planning.
Uitvoeringsplanning
In de realisatiefase maakt de uitvoeringsplanning deel uit van de contractstukken en vormt een vast agendapunt van de uitvoerende bouw- en bouwdirectievergaderingen. Uitvoerende partijen worden op deze planning aangesproken, daar waar het de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreft zoals overeengekomen in het Plan van Aanpak.
Budgetbewaking
ABC Management Groep bewaakt het uiteindelijk vast te stellen projectbudget door alle handelingen te registreren die een relatie hebben met financiën. Ook financiën vormt een vast agendapunt in de ontwerp- en de uitvoeringsfase. De basis voor budgetbewaking is het beschikbaar gestelde krediet. Wij maken gebruik van onze geautomatiseerde budgetbewakingstool die op elk moment inzicht verschaft in de waarde van verstrekte opdrachten, van nog te verwachten werkzaamheden waar opdrachten voor verstrekt dienen te worden, maar ook in meer- en minderwerkopdrachten, het resterende budget en het saldo van de post onvoorzien.
Kwaliteitsborging
De kwaliteit van de te realiseren huisvesting is als uitgangspunt vastgelegd in het Programma van Eisen, dat geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerp- en realisatieproces. Toetsing van het ontwerp aan het door de opdrachtgever geaccordeerde Programma van Eisen is voorwaarde voor de vaststelling van het voorlopig en het definitief ontwerp. In het bestek, dat één van de contractstukken is voor de uitvoering, wordt de gewenste kwaliteit omschreven en vastgelegd. Tijdens de uitvoering is het bestek de toetssteen voor kwaliteit. In elke uitvoeringsvergadering is dit een vast agendapunt.
Risicoanalyse
Risicobeheersing begint bij de analyse van in- en externe omgevingsfactoren. Mogelijke risico’s zijn van politiek/bestuurlijke, maatschappelijke, organisatorische of juridische aard of hangen samen met ontwerp en uitvoering. Wij maken een analyse van de risicofactoren die aan de orde zijn, het risiconiveau (kans x effect) en de status (resterende responstijd). We brengen in kaart wat de mogelijke invloed van risico’s op de beheersfactoren geld, tijd en kwaliteit is. De risicoanalyse wordt regelmatig geactualiseerd. Op deze wijze worden risico’s inzichtelijk gemaakt en daarmee hanteerbaar. De projectorganisatie kan vroegtijdig maatregelen treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen.
